Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzerklärung für das Bewerbungsverfahren der UnderstandAI GmbH / privacy statement for application procedure in accordance with data protection laws applicable in Germany

Wir, die UnderstandAI GmbH, sind Verantwortliche im Sinne des geltenden Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten des/der Bewerbers/Bewerberin („Sie“) im Rahmen Ihrer Bewerbung bei uns.
Im Folgenden unterrichten wir Sie übersichtlich im Rahmen unserer Informationspflichten (Art. 13 ff. DSGVO) darüber, welche Daten bei Ihrer Bewerbung verarbeitet werden und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht. Sie erhalten außerdem Informationen darüber, wie wir Ihre Daten in technischer und organisatorischer Hinsicht schützen und welche Rechte Sie gegenüber uns und gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde haben.

1. Informationen zum Verantwortlichen

understandAI GmbH
Registered Office: An der RaumFabrik 33a, 76227 Karlsruhe, Germany
Phone: +49 179 4529741
E-mail: dataprotection@understand.ai 
Web: www.understand.ai

Der Verantwortliche ist diejenige natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Namen, E-Mail-Adressen usw.) entscheidet.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellt:
Sascha Knicker
c/o audatis Consulting GmbH
Luisenstr. 1
32052 Herford
Telefon: 05221 87292-0
Fax: 05221 87292-49
E-Mail: info [at] audatis.de

3. Bewerbungsmöglichkeiten

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, sich bei uns zu bewerben.
3.1. Bewerbung per E-Mail
Wenn Sie sich per E-Mail bei uns bewerben, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten bei uns zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Das bedeutet, Ihre Bewerbung wird bei uns von den Mitarbeitern eingesehen, die für eine Vorauswahl zuständig sind. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 (1) S.1 lit. b, Art. 88 (1) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG. Wenn wir Ihre Bewerbung ablehnen, speichern wir die Daten nur so lange wie nötig, längstens über einen Zeitraum von sechs Monaten, es sei denn, Sie geben uns Ihre Einwilligung, dass wir die Bewerberdaten länger speichern dürfen, um Sie ggf. auch nach Ablauf der sechs Monate zu kontaktieren.
Auf Ihre Anfrage hin (zum Beispiel per E-Mail) werden alle personenbezogenen Daten der Bewerbung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherdauer erforderlich ist, um unsere berechtigten Interessen zu wahren und sofern Ihre Interessen nicht überwiegen (Art. 6 (1) lit. f DSGVO).

3.2. Bewerbung per Post
Ihre per Post übermittelten personenbezogenen Daten werden bei uns zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Das bedeutet, Ihre Bewerbung wird bei uns von den Mitarbeitern eingesehen, die für eine Vorauswahl zuständig sind. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 (1) S.1 lit. b, Art. 88 (1) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG. Wenn wir Ihre Bewerbung ablehnen, speichern wir die Daten nur so lange wie nötig, längstens über einen Zeitraum von sechs Monaten, es sei denn, Sie geben uns Ihre Einwilligung, dass wir die Bewerberdaten länger speichern dürfen, um Sie ggf. auch nach Ablauf der sechs Monate zu kontaktieren.
Auf Ihre Anfrage hin (zum Beispiel per E-Mail) werden alle personenbezogenen Daten der Bewerbung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherdauer erforderlich ist, um unsere berechtigten Interessen zu wahren und sofern Ihre Interessen nicht überwiegen (Art. 6 (1) lit. f DSGVO).
Dokumente, die wir von Ihnen per Post erhalten haben, senden wir Ihnen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens unverzüglich zurück.

4. Bewerbung über unsere Bewerberplattform
Auf unserer Website verlinken wir eine Bewerberplattform, über die eine Bewerbung an uns geschickt werden kann. Hierfür setzen wir unseren Dienstleister, die Personio GmbH, Rundfunkplatz 4, 80335 München, ein.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 (1) S.1 lit. b, Art. 88 (1) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG. Da die Bewerber-Website von Personio betrieben wird, kann es sein, dass Personio personenbezogene Daten (wie z.B. Logfiles oder die IP-Adresse) verarbeitet, um die Website funktional zu betreiben. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Data Privacy Statement auf unserer Bewerberplattform.
Wenn wir Ihre Bewerbung ablehnen, speichern wir die Daten nur so lange wie nötig, längstens über einen Zeitraum von sechs Monaten, es sei denn, Sie geben uns Ihre Einwilligung, dass wir die Bewerberdaten länger speichern dürfen, um Sie ggf. auch nach Ablauf der sechs Monate zu kontaktieren.
Auf Ihre Anfrage hin (zum Beispiel per E-Mail) werden alle personenbezogenen Daten der Bewerbung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherdauer erforderlich ist, um unsere berechtigten Interessen zu wahren und sofern Ihre Interessen nicht überwiegen (Art. 6 (1) lit. f DSGVO).

5. Bewerbungsgespräch
Wir verarbeiten Ihre Bewerberdaten, insbesondere Vor- und Nachnamen, Anschrift und gegebenenfalls E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, um Sie zu einem Bewerbungsgespräch einzuladen, für den Fall, dass Ihre Bewerbung in der Vorauswahl ausgewählt wurde.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 (1) S.1 lit. b, Art. 88 (1) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG.

6. Angebot für ein Beschäftigungsverhältnis
Sofern Sie ein Angebot von uns bekommen, mit uns ein Beschäftigungsverhältnis einzugehen, gilt zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.